Psihologija poslovnega komuniciranja

Kategória Bonton

Obsah

Kaj je?
Posebnosti
Norme in načela
Etični temelji
Vrste sogovornikov
Slogi in tehnike

Danes imajo poslovneži na veliko načinov za komunikacijo s strankami, sodelavci in drugimi deležniki. Razumevanje narave poslovne komunikacije vam lahko pomaga pri doseganju ciljev vašega podjetja in upravljanju vašega dneva.

Kaj je?

V psihologiji izraz "komunikacija" pomeni izmenjavo informacij med ljudmi prek skupnega sistema simbolov. Ta definicija komunikacije vključuje dva vidika:

Prvič, obstaja nekaj, kar se prenaša, na primer dejstva, občutki, ideje itd. To pomeni, da mora nekdo v procesu komunikacije prejeti posredovane informacije.
Drugič, zgornja definicija poudarja element razumevanja v procesu komunikacije. Razumevanje bo doseženo le, če ga prejemnik sporočila razume v enakem smislu kot pošiljatelj. Zato je pravilna interpretacija sporočila zelo pomembna.

Poslovna komunikacija je izmenjava informacij, dejstev in idej, povezanih s poslovanjem. V tem času globalizacije vsako podjetje, veliko ali majhno, zahteva ustrezno poslovno komunikacijo, tako interno kot zunanjo.

Na primer, zelo pomembno je obveščanje končnih potrošnikov o proizvedenem izdelku. Komunikacija ima na tem področju ključno vlogo.

Posebnosti

Glavne značilnosti poslovne komunikacije vključujejo naslednje komponente:

Segmentacija. Tudi v majhnih organizacijah bi bilo napačno domnevati, da imajo vsi zaposleni enake potrebe, interese in želje, ko gre za poslovno komunikacijo. Učinkovita poslovna komunikacija je segmentirana tako, da ustreza potrebam specifičnega občinstva. Na primer, zaposleni, ki delajo v upravnem okolju, bodo imeli drugačne potrebe in drugačen dostop do informacij kot zaposleni v proizvodnem okolju.
Konkretnost. Učinkovita poslovna komunikacija mora biti specifična in bolj ko je specifična, bolj ustreza njeni specifičnosti.
Natančnost. Če so informacije netočne, se verodostojnost izgubi. Tudi pošiljatelj teh informacij izgubi zaupanje. Učinkovita poslovna komunikacija mora biti točna tako v smislu posredovane vsebine kot v smislu preprostih stvari, ki vključujejo slovnico, črkovanje in ločila.
Pravočasnost. Zaposleni se morajo zavedati, kaj se dogaja v njihovih organizacijah in v zunanjem okolju, saj to vpliva nanje. Pravočasna komunikacija z zaposlenimi je težja kot kdaj koli prej, a bistvena za učinkovito poslovno komunikacijo.

Ponovljivost. Če je sporočilo poslano samo enkrat, ne morete biti prepričani, da je prispelo do prejemnika. Učinkovita poslovna komunikacija zahteva pogosto komunikacijo, da zagotovimo, da imajo vsi zaposleni informacije, ki jih potrebujejo. Poleg tega se zaposleni zamenjajo, nekateri odidejo, drugi se pridružijo podjetju, vse to pa zahteva posodobitev informacij.

Večkanalni. Podjetja imajo veliko komunikacijskih kanalov - od tradicionalnih (tisk, oglasne deske, srečanja) do novih (e-pošta, blogi, spletna mesta v družbenih medijih). Vse te kanale je treba uporabiti za zagotovitev, da zaposleni prejemajo informacije v različnih pogojih.

Neposrednost. Komunikacija iz oči v oči je še vedno najučinkovitejša in jo je treba uporabljati, kadar je le mogoče, pravijo strokovnjaki. Seveda je v zelo velikih organizacijah to lahko težko, a tudi takrat lahko alternative vključujejo videokonference ali uporabo spletnih seminarjev.

Povratne informacije. Zaposleni bi morali imeti možnost deliti svoje povratne informacije, mnenja in misli z menedžerji in delodajalci. Dvosmerna komunikacija je učinkovita tako za delavce kot delodajalce.

Včasih moraš delati z nekom, ki ti ni všeč ali pa ga preprosto ne preneseš. Toda za dobro vaše službe je pomembno, da z njimi vzdržujete dober poslovni odnos. V tem primeru poskušajte osebo bolje spoznati. Verjetno dobro ve, da ga ne marate, zato naredite prvi korak: začnite zaupen pogovor ali ga povabite na skupno kosilo. Med pogovorom se osredotočite na iskanje stvari, ki bi vam lahko bile skupne: vprašajte o družini, interesih, preteklih uspehih.

Ne pozabite – vsi vaši poslovni odnosi ne bodo odlični; vendar so lahko vsaj izvedljivi.

Za uspešno poslovno komunikacijo je pomembna korporativna kultura. Prispeva k ohranjanju poslovnega bontona pri delu, poleg tega raziskave na tem področju kažejo neposredno povezavo med korporativno kulturo in prometom podjetij.

Norme in načela

Strokovnjaki imenujejo šest osnovnih psiholoških načel poslovne komunikacije:

Vzajemnost. Vzajemnost v poslovanju pomeni vzajemna pričakovanja pri izmenjavi vrednot. Če ena oseba nekaj da, se od prejemnika pričakuje, da nekaj da v zameno. Vzajemnost ustvarja zaupanje med partnerjema, njihov odnos pa se razvija na bolje.
Prepričljivost. Poznavanje izdelka, trendov, rezultatov pogajalskih raziskav vas bo naredilo veliko bolj prepričljive. Pomembno je, da pokažete svojo zavest, da pridobite zaupanje svojega partnerja.
Obveznost. Vedno izpolnite svoje zaveze, ne le pisne, ampak tudi ustne. Ne pozabite, da je tudi stisk roke simbol dogovora. Če se težko spomnite, kaj ste rekli v enem ali drugem trenutku, zapišite. Naleteli boste na osebo, ki jo morate imeti.
Zaporedje. Vedno bodite dosledni v svojih dejanjih in nikoli ne spreminjajte svojih poslovnih načel.
Prizadevanje za konsenz. Konsenz pomeni, da vsi sprejemajo in podpirajo odločitev ter razumejo razloge za njeno sprejetje. Konsenz je možen med partnerjema, če imata skupne vrednote in cilje, med njimi pa je tudi dogovor o specifičnih vprašanjih in skupna usmeritev.
Osebna simpatija. Večja je verjetnost, da bomo komunicirali z ljudmi, ki nam jasno pokažejo, da smo jim všeč, in v katerih prisotnosti se počutimo pomembne. Pri tem igra svojo vlogo fizična privlačnost, zelo učinkovite pa so tudi podobnosti. Apeliramo na tiste ljudi, ki so nam podobni po oblačilih, starosti, socialno-ekonomskem statusu.

Etični temelji

Komunikacija je etična, če je neposredna, iskrena in vzajemna. Če je komunikacija namenjena skrivanju resnice ali škodi drugi osebi, ne more biti etična.

Čeprav etika ni isto kot morala, obstaja močna povezava med tema konceptoma: morala so ideje o tem, kaj je prav in kaj narobe, etika pa so vedenjska načela, na katera vplivajo moralna prepričanja. Zato je etika komuniciranja močno odvisna od moralnih načel:

Poštenost. Na splošno je etična komunikacija iskrena komunikacija. Čeprav bi bilo včasih bolj etično lagati na primer domnevnemu morilcu o tem, kje je potencialna žrtev, so to prej izjema kot pravilo. Poleg tega je poštenost več kot le resnica; pomeni biti odprt, prostovoljno posredovati vse informacije, ki jih imate, tudi če ogrožajo vaše lastne kratkoročne interese. Zaupanje v ljudi je tesno povezano s poštenostjo. Gradnja okolja zaupanja je pot do etične komunikacije v poslovnem okolju.
Odprtost. Odprtost je eden od ključev do etične komunikacije. V komunikaciji to pomeni odprtost za različne ideje in mnenja ter pripravljenost izraziti svoja mnenja, tudi če ne pričakujete, da bodo sprejeta.

Poslovno okolje, v katerem ljudje ne morejo svobodno izražati svojih mnenj, ne more biti etično, saj nestrpnost do različnih mnenj pomeni nestrpnost do informacij, ki so potrebne za dolg in uspešen obstoj organizacije.

Zvestoba. V okviru poslovnega komuniciranja lojalnost pomeni, da si vzamemo čas in sredstva, ki so potrebni za celovito razpravo o vprašanjih. Le tako bodo vsi imeli možnost biti slišani.

Gradnja konsenza. Etična komunikacija je bolj ciljno usmerjena kot statusna. Komunikacijski slog, v katerem so različne skupine združene v nasprotujoče si tabore in jih vodijo predvsem lastni interesi, organizaciji kot celoti ne daje ničesar. Etičen za organizacijo je komunikacijski slog, v katerem ljudje iščejo konsenz in ne soočenja in se osredotočajo na to, da naredijo, kar lahko za podjetje. Ker je pomoč organizaciji moralni imperativ, je doseganje soglasja etični slog komunikacije.

Vrste sogovornikov

Menijo, da obstaja šest glavnih vrst sogovornikov. Da se bolje pripravite na pomembne pogovore, je pomembno vedeti, kateri tip ste:

Odsevni. Reflektivni sogovornik ste, če med komunikacijo občutite partnerjevo razpoloženje. Vaš govor je mehak, miren, občutljivi ste, razumete sogovornika in radi gradite odnose z drugimi ljudmi.

Sodnik. Sogovornik si »sodnik«, če analiziraš teme in probleme, razjasniš glavne točke in jih nato učinkovito razložiš drugim. Vi vodite pogovor in ga vodite neposredno in prepričljivo.

Plemeniti. Ste tip "plemenitih" sogovornikov, če imate radi odprto komunikacijo in z vami zlahka komunicirajo drugi. Prav tako ste osredotočeni in vedno greste naravnost do cilja.

poslanec. Sogovornik tipa "namestnik" je diplomatski in s komunikacijo prekine konflikte. Prav tako govori tiho, je očarljiv in ljudem omogoča, da se počutijo udobno.

Sokrat. Sogovornik, kot je "Socrates", je dobro seznanjen z reševanjem problemov in prepričuje druge, rad ima dolge debate. Je podroben in dobro obveščen, njegova mnenja pa cenijo tudi drugi.

Uradno. Ta tip sogovornika uporablja komunikacijo, da bi uresničil svoje sanje in postal uspešen v službi in doma. To je pameten in strateški tip.

Slogi in tehnike

Strokovnjaki pravijo, da obstajajo štirje glavni slogi komunikacije: analitični, intuitivni, funkcionalni in osebni. Noben komunikacijski slog ni sam po sebi boljši od drugega. Toda izbira napačnega komunikacijskega sloga za določeno občinstvo lahko povzroči težave:

Analitični slog. Komunikacija v analitičnem slogu vključuje delovanje s trdimi podatki in realnimi številkami. Ljudje, ki komunicirajo v tem slogu, se med govorjenjem izogibajo izkazovanju občutkov in čustev. Velik plus za analitični slog komunikacije je, da lahko probleme analizirate logično in nepristransko. To pomeni, da ljudje vidijo, da ste dobro obveščeni in imate veliko analitičnih izkušenj. Potencialna pomanjkljivost analitičnega komunikacijskega sloga je, da vas lahko štejejo za hladnega ali neobčutljivega.

Intuitiven slog. Ko komunicirate na intuitiven način, raje pokrijete celotno sliko in se izogibate podrobnostim, ker se bojite, da bi se vanje zataknili. To vam omogoča, da skočite naravnost v bistvo problema in ne korak za korakom. Prednost tega sloga je, da komunicirate hitro in natančno, zlahka se poglobite v velike in zapletene probleme. Vendar pa v situaciji, ki resnično zahteva podrobnosti, morda ne boste imeli potrpljenja.

Funkcionalni slog. Ta slog predvideva metodologijo, prisotnost dobro premišljenih načrtov, točne datume. Ljudje, ki komunicirajo v tem slogu, so dobri izvajalci, ki nikoli ničesar ne zamudijo. Potencialna pomanjkljivost funkcionalnega komunikacijskega sloga je, da lahko izgubite pozornost občinstva, še posebej, ko se pogovarjate z intuitivnimi sogovorniki.

Osebni slog. S komunikacijo v osebnem slogu začutite čustveno povezanost s partnerjem in to vam omogoča, da veste, kaj v resnici misli. Ste dober poslušalec in dober diplomat, znate zgladiti konflikte, vzdržujete dobre odnose z mnogimi ljudmi. Ta slog vam omogoča, da zgradite globoke osebne odnose. Ljudje pogosto prihajajo k vam, ker lahko združite različne skupine. Pomanjkljivost tega komunikacijskega sloga je, da lahko včasih nagajate analitičnemu tipu sogovornikov, ki imajo radi trde številke in logične razprave.