Faze poslovne komunikacije

Komunikacija je proces interakcije ljudi med seboj, ki zajema izmenjavo, ocenjevanje in razumevanje informacij. Ko gre za poslovno komunikacijo, se uporabljajo določene norme in pravila, ki pripomorejo k temu, da je interakcija med partnerji najbolj udobna. Upoštevanje pravilnega zaporedja, ki je sestavljeno iz opazovanja potrebnih faz poslovne komunikacije, zagotavlja doseganje želenega rezultata, prednostnega za oba partnerja.

Kaj je?

Poslovna komunikacija je večstopenjski proces, ki vključuje ustvarjanje in nadaljnje izboljšanje odnosov med ljudmi, povezanih s specifičnimi potrebami. Ta proces vključuje prenos pomembnih informacij, razvoj koncepta interakcije, dojemanja in razumevanja sogovornika.

Posebnosti

Poslovna komunikacija ima številne značilnosti, katerih poznavanje bo pomagalo razumeti bistvo te vrste interakcije:

• Vrednost ugleda. V poslu je obraz podjetja njegov ugled, ki je temelj, na katerem se gradi uspeh podjetja v prihodnosti. Iz tega razloga je poslovna komunikacija usmerjena v njeno ohranjanje in zaščito.
• Jasnost in natančnost. Jasna in jasna opredelitev ciljev zagotavlja učinkovit strokovni razvoj, prispeva k hitri samoorganizaciji in oblikovanju odgovornosti.
• Skupne dejavnosti so koristne za obe strani. V poslovni interakciji človek ne more skrbeti za dobrobit samo ene strani. Enotnost partnerjev in obojestransko koristen položaj zagotavljata uspeh in izjemne rezultate za obe strani.

Obdobja

Rezultat poslovne komunikacije je odvisen od tega, kako skrbno je proces organiziran. V strukturi poslovnega komuniciranja lahko ločimo določene stopnje. Poznavanje glavnih točk takšne komunikacije in norm vedenja, ki ustrezajo vsaki stopnji, bo pomagalo doseči zastavljeni cilj.

Pripravljalna faza

Ta faza vključuje neposredno organizacijo sestanka. Na prvi stopnji je treba sestaviti načrt s specifičnimi vprašanji in več možnostmi za rešitev problema. Treba je analizirati stališča pogajalskega partnerja in izbrati najugodnejšo strategijo odnosa; priporočljivo je narediti napoved rezultata pogovora. Pripravljalno fazo zaključijo organizacijski trenutki: določitev kraja in časa sestanka.

Razumevanje sogovornika

Psihološki portret sogovornika, ki se razvije v vaših očeh, je odvisen od določenih okoliščin, trajanja poznanstva, informacij o osebi, ki jih prejmete od drugih zaposlenih. Izpostavljena so verbalna in neverbalna dejanja vedenja, ki omogočajo sestavljanje psihološkega portreta sogovornika:

• način govora (vsebina, doslednost, trajanje, izraznost in značilnosti govora);
• kretnje in mimika;
• posebna dejanja (gibi in položaji osebe, razdalja med sogovorniki, dotik);
• telesni gibi (dotikanje, trepljanje, božanje).

Pomembno funkcijo pri ustvarjanju psihološkega portreta opravlja preučevanje sogovornikovega videza. To so preference v oblačilih, čistoča, urejenost in brezhibnost videza, upoštevanje modnih trendov ali neupoštevanje le-teh, kopiranje oblačil, ki jih nosijo drugi ljudje.

Pri določanju psihološkega profila zaposlenega se je treba osredotočiti na njegovo osebnost:

• značaj (interesi, načela, načrti, preference);
• vedenje (kompetentnost, življenjske spretnosti, poklicne izkušnje);
• duhovna plat osebnosti (edinstvene značilnosti procesov in lastnosti intelektualne, kognitivne in čustvene sfere);
• socialni in psihološki vidiki (status, družbena vloga, življenjski slog in posebnosti dela);
• biopsihične lastnosti (temperament, spol in starost sogovornika, zdravstveno stanje);
• tvorba stika.

Izid poslovnih pogajanj je v veliki meri odvisen od uspešnosti navezovanja stika med udeleženci. Ohlajanje v tej fazi lahko ogrozi sposobnost ali produktivnost sestanka.

Za vzpostavitev poslovne komunikacije je potrebno ustvariti vzdušje, ki je ugodno za resen pogovor, ki vključuje izkazovanje partnerju svoje dobrohotnosti in zanimanja. K temu bo pripomogel mehak nasmeh, vljuden pozdrav in premor, ki sogovorniku omogoči, da se pridruži pogovoru in v njem neposredno sodeluje.

Standardni pogovor se začne z izvedbo naslednjih dejanj: razkritje ciljev, predstavitev partnerjev tako z ene kot druge strani, izražanje teme, predstavitev osebe, ki vodi pogovor, najava postopka raziskovanja problematike.

Analiza stanja

Ta faza je potrebna za določitev ustreznega pogajalskega načrta in povečanje zanimanja za interakcijo s strani partnerja. Ta postopek lahko olajšate s šalo, ki bi bila primerna kraju in času.

Odločite se tudi za vloge, ki jih bosta imela stranke v poslovnem komuniciranju. Proces pospešuje posnemanje partnerja, zrcaljenje njegove drže, plastičnost, ton glasu, kretnje. Po določenem času (5-10 minut) je možen prehod na objavo pogojev. To zahteva enake položaje. Lahko se premaknete v drug položaj, kar se kaže z neverbalno komunikacijo.

Upoštevanje problema

V tej fazi bi moral biti poudarek na podobnostih in ne razlikah. Zahvaljujoč temu bodo pogajanja pomagala doseči želeni rezultat. V primeru nerešljivega nesoglasja je priporočljivo, da se premaknete v nevtralen položaj, ki ne pomeni postavljanja lastne ocene.

Nujno je treba navesti merila za najugodnejšo odločitev, kar pomeni popolno izjavo, kakšna bi morala biti. Pri obravnavanju problema so poudarjene določene točke.

Zagovarjanje svojih stališč

Ne pozabite, da potrebujete močan kovček. V tem primeru je treba upoštevati določena pravila:

• Izražanje misli je treba izvesti s preprostimi, razumljivimi, natančnimi in prepričljivimi stavki.
• Primerno bo prilagajanje argumentov partnerjevi osebnosti.
• Priporočljivo je, da svoje dokaze predstavite jasno in jasno.
• Ko govorite o problemu, morate biti odločni: ne morete popustiti, če ste prepričani v svoje mnenje.
• Za potrditev tez naj bo vedno en pomemben dokaz (če sogovornik dvomi v odločitev).
• Priporočljivo je uporabiti zanesljiva dejstva, ki bi sogovorniku pomagala, da se bo brez odlašanja odločil.
• Ne obupajte, dokler partner končno ne potrdi svoje zavrnitve.
• Uporabite najprepričljivejše argumente v prid svojega stališča in poskušajte izraziti misli tako, da v celoti zanimajo sogovornika.

Vera v pravilno presojo

Pri interakciji se je vedno težko izogniti različnim razpravam. Glavna naloga, ki jo je treba obravnavati v takšni situaciji, je dokazati partnerju, da imate prav (z odpravljanjem dvomov, ugotavljanjem motivov za odpor, obrambno reakcijo, razmišljanjem o taktiki). Hkrati se je treba izogibati kategoričnim sodbam, sicer se bo vse izkazalo za nasprotni učinek.

Pomembno pravilo prepričevanja je razumevanje sogovornika, ki predlaga pogled na problem skozi njegove oči. Na podlagi tega bo lažje najti skupni jezik.

Iskanje obojestransko koristne rešitve

Če dosežete razumevanje, nadaljnja interakcija ne bo povzročila resnih težav. Po tem boste morali najti splošno korist. Partnerju je treba dati možnost, da prevzame pobudo.

Treba je spremljati njegovo sodelovanje pri doseganju želenega cilja. Če je vaša lastna odločitev veliko močnejša od sogovornikove, potem morate skrbno pretehtati njegov predlog in pojasniti, zakaj je treba idejo dokončati, na podlagi česa je bolj donosno zavzeti drugačno stališče.

Sprejem fiksne odločitve

Oblikovana merila je treba implementirati v končno različico. Po tem morate začeti sporazum. Priporočljivo je podrobneje opisati obveznosti, ki jih je prevzela vsaka od strank. Ko bo odločitev sprejeta, bo sogovorniku izrečena hvaležnost primerna.

Zapuščanje stika

Končna faza poslovne komunikacije ima zelo pomembno vlogo, zato ji je treba posvetiti enako pozornost kot vsem prejšnjim. Končno mnenje vpliva na podobo sogovornika nasploh in na partnerstva, ki se trenutno vzdržujejo in načrtujejo v prihodnosti. Dobra volja, spoštovanje in takt naj se nadaljujejo.

Pravila in koristne smernice

Poslovna komunikacija bo koristna in zagotavlja dobre rezultate ob uporabi naslednja pravila in priporočila:

• Pijače (čaj, kava) so na voljo po presoji lastnika ali med dolgotrajnimi pogajanji.
• Med poslovnimi pogajanji ne morete telefonirati. Za ta čas je bolje izklopiti telefon. Izkazati je treba spoštovanje do partnerja in splošnega poslovnega postopka.
• Zapuščanje prostorov med pogajanji je prepovedano. Izjemen primer je potreba po zdravniški pomoči.
• Spodbuja se vodenje delovnih evidenc, saj poudarja zanimanje in pozornost do partnerja.
• Znak dobrega vedenja je, da ne postavljaš vprašanj v zvezi s poslovno skrivnostjo partnerja. Pomaga se izogniti nerodnosti in neudobnemu položaju.

Ne bi smeli razmišljati o slabih poslovnih izkušnjah in jih izražati. V nasprotnem primeru je lahko ugled podjetja resno ogrožen.

Vse o pomembnih poslovnih komunikacijskih veščinah si oglejte v naslednjem videu.