Vrste poslovnega komuniciranja

Poslovna komunikacija pomaga graditi odnose s sodelavci, podrejenimi, partnerji in strankami. V procesu komuniciranja poteka izmenjava ne le informacij, ampak tudi izkušenj, znanja na določenem področju. Poslovni bonton prodira v absolutno vsa področja življenja, obstajajo različne vrste poslovne komunikacije.

Brez poznavanja določenih pravil je nemogoče voditi razpravo na področju znanosti, umetnosti, proizvodnje ali celo trgovine.

Kaj je?

Poslovna komunikacija je pomemben del človekovega življenja. Poslovni bonton služi kot nekakšna podpora. V poslu obstaja več oblik komuniciranja. Izbira primernih možnosti naj temelji na osebnih in psiholoških značilnostih udeležencev v razpravi. Razlikujemo lahko naslednje oblike komunikacije:

• Pogovor - ustni stik med sogovorniki se zmanjša na razpravo o pomembnih problemih in nalogah ter razjasnitev nekaterih nians v zvezi z delom. V tem primeru bi morali imeti udeleženci pogovora pravico, da se ukvarjajo z različnimi nalogami in sprejemajo odločitve. Statusi sogovornikov morajo biti izenačeni.
• pogajanja imajo bolj togo strukturo. Običajno se jih udeležujejo predstavniki različnih podjetij ali oddelkov. Pogajanja se uporabljajo za združevanje moči s partnerji, ki jih zanima rešitev določenega problema.
• Na sestanku vključena je skupina ali velik krog zainteresiranih in vključenih oseb. Sestanek vključuje zbiranje, analizo informacij, izmenjavo podatkov, pa tudi odločanje o spornih vprašanjih.
• Izvedba - v tem primeru ena oseba ali majhna skupina deli potrebne informacije z občinstvom. V tem primeru sporočilo ni omejeno na razpravo o temi, ampak je predstavljeno kot informacija. Ta oblika komunikacije od govorca zahteva vodstvene lastnosti, sposobnost, da ostane v družbi, pa tudi govorniške sposobnosti.
• Korespondenca - posredna metoda komuniciranja, igra posebno vlogo korespondenčne komunikacije. Ta vrsta komunikacije vključuje ukaze, protokole, sklepe, zahteve, poročila, uradna pisma, navodila itd. Korespondenca se uporablja za komunikacijo med oddelki ali organizacijami. Pri vodenju korespondence je treba upoštevati posebna pravila.

Vsa uradna sporočila morajo ustrezati sprejetim predlogam, prav tako je potrebno pravilno in brez napak sestaviti besedilo.

Poslovne komunikacije se je treba naučiti. Osebne lastnosti in izkazovanje svojega "jaz" zaidejo v ozadje. Glavna stvar ostaja sposobnost upoštevati interese in želje nasprotnika ter jih združiti z vašimi zahtevami tako, da obe strani dosežeta želeni rezultat.

Poslovna komunikacija je sestavljena iz več stopenj:

• Oblikovanje motiva. Brez tega ne boste mogli doseči učinkovite interakcije.
• Priprava na komunikacijo - to je priprava načrta pogovora, priprava argumentov in informacij. Prav tako je treba pripraviti seznam nalog, ki jih je treba med razpravo rešiti.
• Začetek pogovora. Treba je vzpostaviti stik, nato pa ustvariti "klimo odnosov", ugodno za pogovor.
• Formulacija problema - poudarjanje vrste težav, določitev svojega položaja in vizije te naloge. Vendar ne pozabite, da morate vnaprej pripraviti teze na temo pogovora in biti pripravljeni odgovoriti na zastavljena vprašanja.
• Izmenjava informacij - ugotavljanje položaja sogovornika. Pomembno je vzdrževati komunikacijo in odgovarjati na vprašanja v dostopnem uradnem jeziku, po potrebi pa izpustiti strokovno terminologijo.

Načela korporativnega dialoga

V sodobni družbi ljudje zavestno sledijo pravilom poslovne komunikacije za doseganje določenih ciljev v korporativnem okolju. V poslu ni dovolj imeti določen položaj, treba je tudi krepiti odnose z različnimi ljudmi. Zelo pomembno je naslednje:

• Sposobnost pridobiti ljudi in ostati v družbi sta pomembna vidika korporativnega dialoga. Če želite to narediti, morate biti sposobni jasno in jasno oblikovati svoje misli, kompetentno argumentirati svoje stališče.
• Analitični podatki in sposobnost hitrega odločanja so vedno na vaši strani. Pri komunikaciji s partnerji ne pozabite, da so vse strani zainteresirane za hitro reševanje sporov.
• Pomembno je upoštevati kulturne značilnosti in nacionalne tradicije sogovornika: nedvomno se lahko nekateri običaji in norme, sprejeti v drugi državi, zdijo nesprejemljivi ali žaljivi.

Če boste obvladali veščine korporativnega dialoga, boste lažje gradili odnose s partnerji in sodelavci, komunicirali s konkurenti in dosegali svoje cilje. Poleg tega se vam bodo nedvomno odprle karierne možnosti.

Sorte

Temeljne koncepte in norme poslovne etike bi moral poznati vsak sam sebe spoštujoč. Razumeti je treba, da se v poslu komunikacija med ljudmi ne gradi po vzajemnem zajemanju razpoloženja partnerjev, temveč po določenih standardih. Obstajajo naslednje vrste poslovne komunikacije (po funkcionalnem namenu):

• Verbalno in neverbalno - sestoji iz potrebe po spremljanju govora, mimike, kretenj in drže. Pri neverbalni komunikaciji lahko položaj rok, nog, pogledov, nagib glave in neprostovoljni gibi povedo veliko več o človekovih občutkih in razpoloženju kot govorjenje. Vredno se je naučiti nadzorovati mimiko in kretnje.
• Pisno in ustno. Za vsako obliko komunikacije se razlikujejo ločeni koncepti in norme. Pisna oblika komunikacije vključuje kateri koli dokument, overjen s podpisi in pečati. Ustno – načrtovanje sestankov, sestankov, pogajanj, poročil in drugih oblik poslovnega komuniciranja.

• Oddaljeno in osebno. Komunikacija na daljavo vključuje telefonske pogovore, dopisovanje po pošti. Posebna pozornost je namenjena intonacijskemu vzorcu govora, kratkosti sporočila. Nemogoče je uporabljati kretnje.

V osebni komunikaciji se ocenjuje videz sogovornika, intonacija, pa tudi neverbalna komunikacija.

Slogi

Vsak slog ima določene značilnosti. Morate jih znati razumeti.

Razvrstitev stilov:

• Avtoritativno. Temelji na nesporni moči šefa in absolutni podrejenosti zaposlenih. Vse odločitve se sprejemajo posamično in se o njih ne razpravlja z zainteresiranimi ali vpletenimi stranmi.
• demokratično - glavna značilnost je skupna razprava o vprašanjih in želja po medsebojnem razumevanju. Pri komunikaciji s sogovornikom se uporabljajo prošnje, priporočila in motivacija.
• Permisivno ali formalno - se določi z minimalno udeležbo vodje pri upravljanju s kadri, pogajanjih in odločanju. Težki primeri in tvegano odločanje se prenašajo na druge. Učinkovitost takšnega upravljanja ni več odvisna od vodje, temveč od stopnje razvoja skupine.
• liberalno - križanec med avtoritarnim in demokratičnim slogom. Razprava o različnih vprašanjih s partnerji ali sodelavci je minimalizirana, vendar se uporablja v redkih primerih in le z namenom prelaganja odgovornosti na nasprotnika.
• Uradni posel - predpostavlja strogo spoštovanje komunikacijskih norm, govornih klišejev in predpisov poslovnega komuniciranja, kjer ni prostora za manifestacijo individualnosti.
• znanstveni - strog, kratek in vztrajen govor, primeren le na področju znanosti in izobraževanja. Uporablja se v raziskavah ali poučevanju.

Cilji

Poslovna komunikacija se nanaša na vse zunanje vidike vedenja in je razdeljena na več področij:

• udeleženci v pogovoru imajo skupne cilje in motive;
• pogovor poteka v istem prostorsko-časovnem intervalu;
• med vsemi udeleženci razprave je zgrajena jasna hierarhija komunikacije, razporejeni so družbeni statusi;
• udeleženci komunikacije se pri komunikaciji držijo splošno sprejetih pravil in norm.

Poslovna komunikacija pomaga hitro vzpostaviti potrebne stike, pridobiti podporo zanesljivih pokroviteljev. Pomaga graditi odnos.

Obstajajo 4 glavne funkcije poslovne komunikacije:

• Informacije in komunikacija - vključuje zbiranje in posredovanje specifičnih informacij ter izmenjavo znanja in izkušenj.
• Interaktivno - zaradi procesa interakcije med ljudmi. Uporablja se v procesu interakcije (vedenje, dejavnosti in odločitve partnerjev).
• Zaznavno - je razumeti drugo osebo. Vzpostavljanje ali oslabitev stika se zgodi na podlagi medsebojnega razumevanja.
• Regulativno in komunikativno - omogoča prilagajanje vedenja udeležencev v razpravi. Če želite to narediti, morate tekoče obvladati posebne tehnike: biti sposoben prepričevati, najti kompromise in popuščati.

Poleg tega je treba pri poslovanju s poslovnimi ljudmi upoštevati posebna pravila. Vsa sporočila, sporočila in informacije morajo biti v skladu s tremi stebri:

• vsebinsko – sporočila in informacije morajo biti jasni in jedrnati;
• izrazni del - nanaša se na čustveno komponento;
• spodbujevalna stran - usmerjena v misli in občutke sogovornika.

Govorni bonton

Pri komunikaciji je oseba pozorna na govor in glas sogovornika. Ocenjuje se glede na določene kazalnike:

• Besednjak - odsotnost parazitskih besed in kompetenten, ekspresiven govor nam omogočata, da z zaupanjem izjavimo, da je oseba izobražena in kultivirana.
• Razumljiv govor in pravilna izgovorjava besed je ključ do uspeha vsake osebe.
• Intonacija - vam omogoča, da postavite potrebne poudarke.
• Hitrost govora - počasen govor bo povzročil melanholijo, hiter govor pa vam ne bo omogočil, da se osredotočite na posredovane informacije.
• Razprava o pozitivnih in negativnih lastnostih tekmecev. Poskusite se dotakniti takšnih tem z največjo taktnostjo in previdnostjo. To je nekakšna neškodljiva manipulacija, ki bo pomagala pridobiti sogovornika.
• Kombinacija dolgih in kratkih stavkov. Ta tehnika vam bo omogočila, da obdržite pozornost sogovornika.

Govorni bonton je nekako povezan s specifično komunikacijsko situacijo. Ker vsak človek pripada družbi, brez upoštevanja določenih pravil, je nemogoče graditi vzajemno koristne odnose na katerem koli področju življenja.

Zapis za vsak dan: povzetki

Za pridobitev spoštovanja med sodelavci in partnerji je treba upoštevati nekatere nianse:

• Razprava o pozitivnih in negativnih lastnostih tekmecev. Poskusite se dotakniti takšnih tem z največjo taktnostjo in previdnostjo. To je nekakšna neškodljiva manipulacija, ki bo pomagala pridobiti sogovornika.
• Kombinacija dolgih in kratkih stavkov. Ta tehnika vam bo omogočila, da obdržite pozornost sogovornika.
• V poslovnem okolju ne bi smeli pokazati svojih osebnih preferenc in čustev pri reševanju različnih nalog. Glavno vlogo imajo interesi podjetja, ki ga zastopate, in interesi sogovornika. Ne smete preklopiti na povišane tone ali se spuščati v besedni prepir: kakršna koli manifestacija čustev bo negativno vplivala na vaš ugled in podobo.
• Ne mešajte službe in osebnega življenja. Odnosi s sodelavci ne bi smeli vplivati ​​na reševanje težav podjetja. Če z osebo ne morete zgraditi toplega odnosa, to ne pomeni, da bi morali pri reševanju pogostih težav prezreti njegovo mnenje in nasvete. Sposobnost ločevanja osebnih odnosov od poslovnih pomaga pri osredotočanju na želene naloge in reševanju sporov.

Najpomembnejše veščine poslovne komunikacije vas čakajo v naslednjem videu.