Poslovni pogovor: pravila, sorte in faze

Rezultati poslovnih odnosov so pogosto odvisni od osebnih pogajanj in dialogov. Poslovni stiki, vzpostavljeni pisno ali telefonsko, se razvijajo v osebnih pogovorih. Udeleženci intervjuja uporabljajo vso raznolikost komunikacijskih sredstev: uporabljajo ne le govor, ampak tudi kretnje, mimiko, osebni vpliv.

Uradna komunikacija, ki ima svojo logiko in tradicijo, zahteva poseben pristop. Urejena je z etičnimi načeli in predpisi ter narekuje potrebo po nepogrešljivem pripravljalnem delu. Njegovi strukturni koncepti so zelo jasni.

Lastnosti in funkcije

Poslovni pogovor je običajno pogovor med dvema sogovornikoma, zato morata upoštevati osebne posebnosti nasprotnika, njegove motive, značilnosti govora in upoštevati bonton. Medosebna komunikacija omogoča različne načine vplivanja na sogovornika.

Teorija menedžmenta obravnava pogovor kot vrsto posebej urejenega tematskega pogovora, namenjenega urejanju administrativnih namenov. Pogovori potekajo v formalnem okolju in njihove značilnosti so zelo jasne.

Poslovni pogovor, ki ima določeno temo in je osredotočen na osebo, se pogosto izvaja znotraj iste organizacije med zaposlenimi. Namen pogovora je želja enega udeleženca v komunikaciji s pomočjo besed vplivati ​​na drugega ali na celotno skupino zaposlenih, da bi spodbudili aktivnosti, spremembe v obstoječem delovnem okolju ali v odnosih, da bi izboljšali njihovo kakovost.

Drugi cilj poslovnega pogovora je potreba, da vodstvo oblikuje sklepe in odločitve na podlagi mnenj in sklepov zaposlenih.

Prednost poslovnih pogovorov pred drugimi vrstami verbalne komunikacije je:

• v hitrosti odzivanja na pripombe sogovornikov, kar pomaga doseči želeni rezultat;
• pri povečevanju ozaveščenosti administratorja z obračunavanjem, nadzorom in spremljanjem stališč, sodb, misli, argumentov in skeptičnih izjav, slišanih med intervjujem;
• v smotrnosti fleksibilnega razumnega nabora raziskovalnih metod za obravnavano temo, ki je posledica rešitve problema in trditev vseh strani.

Vodja se v poslovnem pogovoru zna neposredno odzvati na dane pripombe in zaradi povratnega učinka upoštevati stališče in interese zaposlenih.

Poslovni pogovor je osredotočen na izvajanje določenih funkcij:

• iskanje najnovejših trendov;
• zagon obetavnih projektov;
• izmenjava podatkov;
• ureditev začetih dejavnosti;
• medsebojno komuniciranje zaposlenih v enem podjetju;
• omogočanje poslovnih stikov med institucijami, podjetji, panogami.

Dobro premišljen in organiziran poslovni pogovor daje odlične rezultate za izboljšanje uspešnosti organizacije.

Temeljna pravila

Rezultati poslovnega pogovora in sestankov niso pogojeni le s pripravljenostjo nanj, temveč so določeni tudi s konstrukcijo samega pogovora. Dobro uveljavljene tehnike intervjuja in spoštovanje njihovih načel omogočajo izogibanje nespornim napakam. Vedno mora vladati vzdušje dobre volje - ostre izjave so nesprejemljive.

Načelo racionalnosti predpostavlja zadržanost vedenja, še posebej, če partner kaže čustvenost. Pomanjkanje nadzora nad čustvi običajno negativno vpliva na odločitev, ki jo sprejmete. Te rešitve ni mogoče imenovati optimalno.

Načelo razumevanja je potrebno, da lahko sogovorniki v dialogu najdejo skupni jezik in dosežejo želeni učinek.

Med potekom pogovora koncentracija pozornosti pogovora niha tudi ob odsotnosti razpršilnih dejavnikov. Ob upoštevanju in opazovanju takšnih odtenkov je treba v tem trenutku znova opozoriti nase in nadaljevati prekinjen stik.

Načelo zanesljivosti narekuje obveznost spoštovanja verodostojnosti obveščanja sogovornika – tudi če poda napačne podatke. Koristi dialogu in dosega želene cilje.

Pomembno psihološko načelo je razmejitev predmeta pogovora s sogovornikom. Subjektivni odnos do nasprotnika lahko vpliva na objektivnost ocene kazalnikov. Konstruktiven pogovor temelji na razlikovanju dogodkov z vidika, mnenj pa iz izkušenj.

Specifikacija takšnih splošnih načel za vodenje poslovnih pogovorov so pravila za njihovo izvajanje, ki prispevajo k varnosti in učinkovitosti pogajanj.

Pravilo dvojnega interesa je, da ima vsak od intervjuvancev dvojni interes: ne le bistvo in vsebina teme pogovora, temveč tudi sodelovanje s partnerjem. Ohranjanje plodnega odnosa je prav tako pomembna pogovorna naloga kot izmenjava informacij.

Strokovnjaki priporočajo, da pogovor usmerite tako, da ne posega v odnos med zaposlenimi in menedžerji. To zahteva:

• ne hitite s sklepi o motivih in namerah sogovornikov, ki temeljijo na lastnih domnevah;
• zbrano poslušajte nasprotnika in pokažite, da ga razumejo;
• izrazite svoje zanimanje in svoje cilje, namesto da bi se prepirali o preteklosti, misli pa naj bodo izražene jasno in jasno;
• razpravljati o obetavnih dejanjih.

Poudarek na zanimanju za partnerja velja tudi za pomembno pravilo, ki bo pomagalo resno olajšati naloge obeh sogovornikov. Fraze: »razumljivo«, »zanimivo«, »lepo vedeti«, naravno vstavljene v pogovor, bodo ustvarile sproščeno vzdušje in pomagale izraziti soglasje in medsebojno razumevanje. Enako nalogo je mogoče rešiti tako, da stopite v stik s sogovornikom, ga pokličete po imenu in patronimu ter tudi ne pokažete tesnobe in razdražljivosti.

Želja po razjasnitvi dodatnih ali pomožnih informacij bo pripomogla k ohranjanju zanimanja.

Ne bi smeli prekiniti razmerja z oporekanjem določenim točkam v izjavah partnerja. Lahko se prikaže neverbalno: s pogledom, tonom ali kretnjo.

Vsak pogovor je način iskanja skupnega jezika. Da bi bil dialog uspešen, ga ni priporočljivo začeti s protislovji. Običajno se začnejo s temami, ki imajo enaka mnenja, na primer o vremenu. To se naredi tako, da že od samega začetka ne zveni negativni odgovor in ni treba vlagati truda v prepričevanje sogovornika. Strokovnjaki priporočajo, da imate vedno vnaprej pripravljenih več fraz, na katere so odgovori le pozitivni.

Usposabljanje

Priprava na poslovni pogovor se začne z najpomembnejšo fazo - načrtovanjem, ki je sestavljeno iz oblikovanja problemov in nalog sestanka ter izdelave pogajalskega načrta in metod za njegovo izvedbo. Strokovnjaki svetujejo:

• premisliti in pretehtati predvideni proces načrtovanega pogovora, sestaviti njegov program;
• zbrati vse potrebne informacije o morebitnem sogovorniku;
• preizkusiti učinkovitost svojih argumentov, potrebnih za utemeljitev svojih prepričanj in namenov;
• preverite doslednost svojih definicij in misli;
• razmislite o možnostih za reakcijo sogovornika ali nasprotnika na predstavljene argumente.

Določanje časa in kraja prihodnjega pogovora je odvisno od položaja in namestitve udeležencev. Lahko ga imate na svojem, tujem ali nevtralnem ozemlju. Po izvedbi operativne priprave je potrebno zbrano in pripravljeno gradivo kontrolirati in urediti ter načrtu prihodnjega razgovora dati končno obliko.

Možnosti za uspešen zaključek poslovnega dialoga se bodo povečale s skrbno pripravo nanj.

Struktura

Zasnova poslovnega pogovora je sestavljena iz 5 stopenj:

• začetek pogovora;
• zagotavljanje informacij;
• argumentacija;
• rušitev argumentov nasprotnika;
• odobritev predlogov.

Vsak od teh korakov temelji na strokovnem znanju, jasnosti, doslednosti, k čemur so dodane osebne kvalitete sogovornikov, ki so v pogovoru resnega pomena. Pogovor je treba načrtovati na podlagi različnih verjetnih možnosti za njegov izid. Včasih morate ponovno izraziti nekatere argumente.

Na prvi stopnji - na začetku dialoga - je pomembno najti stik s partnerjem, organizirati privlačno okolje, zainteresirati sogovornika in prevzeti pobudo. Za začetek dialoga je priporočljivo uporabiti posebne tehnike. Tej vključujejo:

• metoda sproščanja napetosti, ki prispeva k vzpostavitvi tesnega stika z nasprotnikom;
• način, kako pritegniti sogovornika, ki vam omogoča, da hitro predstavite težavo;
• metoda spodbujanja fantazije, ki vključuje nastanek velikega števila vprašanj;
• metoda neposrednega pristopa k problemu.

Pravilen začetek pogovora je seznanitev, natančna formulacija njegovih ciljev in ciljev, imenovanje teme, sporočilo pravil za obravnavo vprašanj.

V fazi posredovanja informacij je treba ugotoviti partnerjeve zahteve in mnenja, njegove motive, argumente in želje, zagotoviti načrtovane informacije, analizirati stališče sogovornika.

V procesu argumentiranja ne smete prezreti nobenih malenkosti, ki lahko včasih igrajo odločilno vlogo. Zapomniti si je treba preprostost, jasnost, prepričljivost konceptov.

V fazi izpodbijanja nasprotnikovih sodb je treba njegove pripombe nevtralizirati. Če želite to narediti, morate svoje argumente navesti prepričljivo, brez dvoma, ne da bi dovolili možnost zavrnitve svojega mnenja. Logika zanikanja je v analizi vprašljivih informacij, iskanju pravega razloga, izbiri koncepta in metode. V tem primeru se uporabljajo različne tehnike in triki.

V fazi odločanja se povzamejo rezultati argumentacije, ki jih je sprejel in odobri sogovornik, odpravijo se negativni odtenki in zaključki, doseženi rezultat se utrdi in potrdi, predlagajo se teme za nadaljnje sodelovanje. V tej fazi ne smemo izkazovati negotovosti, da tudi partner ne bi začel dvomiti v odločitev.

Vedno morate imeti v rezervi dodaten argument za potrditev svoje teze v primeru oklevanja nasprotnika. Priporočljivo je spremljati partnerjevo vedenje, da bi predvideli njegova nadaljnja dejanja.

Sorte

Za neodvisne vrste poslovnih pogovorov je značilna naslednja klasifikacija:

• ob prijavi na delovno mesto;
• ob odpustu;
• o nastalem problemu;
• disciplinske narave.

Prva vrsta je uvodnega tipa, katerega glavna naloga je ugotoviti in oceniti poslovne lastnosti kandidata za delovno mesto. Vodja mora prosilcem zastaviti le nekaj osnovnih vprašanj, ki vsebujejo podatke o osebi: stopnja izobrazbe, delovne izkušnje, obstoječe veščine in sposobnosti, razlogi za iskanje zaposlitve, višina zahtevkov za plačilo. Včasih je treba razjasniti tudi osebne lastnosti.

Razgovor o odhodu zaposlenega je lahko dveh vrst: prostovoljni ali prisilni. V prvem primeru bi moral skrbnik ugotoviti razloge za odpoved - to je posledica pozornosti k izboljšanju vodenja organizacije. Običajno lahko v takih primerih najdete koristne informacije, ki vam omogočajo, da rešite nekatere težave.

Tretja vrsta je pogovor z zaposlenim, s katerim so se prisiljeni ločiti. Voditelju je praviloma zelo težko. V procesu takšnega pogovora je treba opazovati delikatnost, a hkrati pravilno in pošteno navesti terjatve proti njemu. Obstajajo posebna pravila in nasveti, kako voditi tak pogovor.

Pri izvajanju problematičnih in disciplinskih pogovorov bodite pozorni tudi na nastale okoliščine, ne smete ravnati prenagljeno, skrbno je treba ugotoviti razloge za dogajanje in najti rešitev.

Argumentacijske metode in primer pogovora, klasifikacija

Konstrukcija argumentacije lahko temelji na retoričnih in spekulativnih metodah. Retorične vključujejo:

• temeljni, ki sestoji iz neposrednega poziva k partnerju;
• protislovje, ki temelji na iskanju nesoglasij v argumentih;
• tehnika poudarjanja zaključkov, ki z vmesnimi zaključki pripelje do želenih rezultatov;
• primerjalni;
• metoda razkosanja, ki temelji na izbiri posameznih delov;
• bumerang metoda;

Špekulativne metode je mogoče upoštevati:

• tehnika pretiravanja;
• anekdotičen;
• tehnologija uporabe avtoritete;
• tehnika dvoma o identiteti sogovornika;
• način izolacije, ki je sestavljen iz predstavitve posameznih izrazov v spremenjeni obliki;
• preoblikovanje smeri, ki temelji na prehodu na drugo vprašanje, ki ni povezano s sporom;
• represija, ki je sestavljena iz pretiravanja sekundarnih problemov;
• tehnika zablode, pri kateri se sporočajo zmedene informacije;
• odlaganje - zaviranje pogovora;
• pritožba, ki temelji na pozivu za sočutje;
• tehnika izkrivljanja;
• pasti vprašanja.

Strokovnjaki priporočajo vodenje poslovnih pogovorov na naslednji način: dajte predloge ali ocenite nekaj v obliki vprašanj in odgovorov, kar vam omogoča, da ohranite proaktivno stališče, ne dovolite kategoričnega tona, pozivate sogovornika, da je aktiven in hkrati sprejema potrebne informacije. Primerno in racionalno je na primer uporabiti besedne zveze:

• »Kakšno je vaše mnenje o tem? ";
• »Kako misliš?.. ";
• »Ali sem pravilno razumel vaše stališče?? ";
• »Ali ne bi morali pri vas preveriti še eno možnost?? ";
• “Ali menite, da trenutna situacija ni v prid vaši presoji?? ".

Poslovni pogovor prispeva k uresničitvi želje ljudi po spremembi razmer ali vzpostavitvi kakovostno novih odnosov med udeleženci dialoga. Takšni pogovori so pomemben del poslovnega in političnega odnosa, ki predstavlja vzpostavljanje vezi med partnerji, ki jih njihove organizacije pooblaščajo za reševanje problemov. Govoriti morate na kratko.

Za več informacij o pravilih poslovne komunikacije si oglejte naslednji video.