Bonton poslovnega dopisovanja

Uradno dopisovanje je prav poseben žanr, ki ga morate obvladati, če se želite povzpeti po karierni lestvici. Dobre poslovne veščine pisanja vam bodo zvesto služile: pomagale vam bodo pri komunikaciji s podrejenimi, šefi in partnerji ter poudarile vašo izobrazbo in pogled. Komunikacijski slog mora biti zadržan, osredotočen, brez odstopanja od dane teme.

Značilnosti poslovne komunikacije

Vsaka komunikacija: osebna in pisna - to je interakcija z ljudmi z namenom izmenjave informacij, vtisa, pogajanja. Nič človeškega nam ni tuje, včasih damo duška čustvom, vendar v poslovnem svetu ne bi smelo biti prostora za nasilno izražanje naših občutkov, značajskih lastnosti in temperamentov.

Nemogoče si je predstavljati predsednike različnih držav, ki bi na mednarodnem srečanju prepevali pesmi, se smejali ali izražali osebno nenaklonjenost. Temu služi bonton, da bi bilo naše življenje čim bolj udobno in urejeno.

Pomembna značilnost poslovne komunikacije je, da je ni mogoče prekiniti sredi stavka. Za vsako pismo, ki ga prejmete, morate napisati odgovor, tudi če tega ne želite. Če ste prejeli klic in niste imeli časa dvigniti slušalko, morate poklicati nazaj. Seveda je komunikacija z nekaterimi ljudmi lahko neprijetna. Zato je odpornost na stres na seznamu obveznih lastnosti menedžerja.

Poslovni sestanek, telefonski pogovor ali poslovna korespondenca po elektronski pošti ima zagotovo svoj namen. Posledično morata strani priti do sklepov, razpravljati o projektu, se dogovoriti o strateškem partnerstvu itd.

Pravila za e-pošto

V pisnem govoru je morda celo več omejitev in konvencij kot v ustnem govoru. V neposredni komunikaciji s sogovornikom, na osebnem srečanju, lahko naredimo intonacijski poudarek na določenem dejstvu, nekaj razjasnimo, če nas sogovornik ne razume. Če pride do govorne napake, jo lahko takoj popravimo. Toda v službenem pismu se moramo izraziti čim bolj jasno in jasno, da besede ne pomenijo dvojne interpretacije.

Včasih so govorili: "Papir bo vse zdržal", kar pomeni, da je mogoče napisati tudi nezanesljiva dejstva. Smo mnenja, da poslovno korespondenco morate voditi čim bolj pošteno. Mimogrede, zdaj se pošilja vse manj papirnatih pisem. V bistvu so posredovane pogodbe in drugi dokumenti. V tem primeru se pisemske glave uporabljajo kot dokaz visokega statusa organizacije.

Danes poslovna korespondenca v večini primerov poteka v virtualnem prostoru in ima svoje značilnosti. Ko se dialog šele začenja, je običajno napisati pozdrav v skladu z bontonom, na primer: "Pozdravljeni, dragi Oleg Sergejevič! ". In za kasnejšo pritožbo med delovnim dnevom se pozdrav lahko izpusti.

pismenost

Pisna komunikacija, vključno z elektronsko pošto, zahteva spoštovanje jezikovnih norm in brezhibno pismenost. Konec koncev bo dopisovanje razkrilo vaše vrzeli pred izobraženim sogovornikom. Zato vam svetujemo, da preverite napisano s posebnimi storitvami, če niste povsem prepričani v svoje znanje.

Naštejmo splošna pravila, ki jih zahteva etika elektronskega komuniciranja. So precej preprosti, vendar jih mnogi, žal, zanemarjajo:

• začetek vsakega stavka je napisan z veliko začetnico;
• na koncu fraze je pika, tako da je pomen prebranega jasen;
• Koristno je, da uporabite označen ali oštevilčen seznam, da rešite težavo in predlagate rešitve
• za jasnost je dobro uporabiti tabele, grafe, diagrame;
• ne poskušajte se namerno videti kot inteligenten, izobražen sogovornik, ne komplicirajte preprostih misli s pretiranimi deležnimi in prislovnimi besednimi zvezami;
• lažje kot izražate svoje misli, tem bolje;
• čeprav v vsakdanjem govoru kultura zahteva izogibanje žargonu, v poslovnem okolju profesionalni žargon in izposojanje iz angleščine zdaj veljata za dobro obliko (vendar ne pretiravajte! ).

Vrste poslovnih pisem

Obstajajo naslednje vrste sporočil:

• promocijske ponudbe;
• zahvalni dan;
• spremljevalni;
• garancija;
• opomniki;
• opozorila;
• predlogi za sodelovanje.

Njihova struktura je skoraj enaka. Kar zadeva glasnost, dolgo besedilo v telesu črke izgleda slabo. Bolje je, da ga uredite kot ločeno datoteko in priložite kot prilogo. V tem primeru morate v samem pismu po pozdravu na kratko navesti, o čem je govora v priloženi datoteki.

Struktura črke (začetek)

Poleg splošnih pravil je pomembno poznati nekaj podrobnosti poslovnega pisanja. Zagotovili bomo pravila, ki bodo primerna v veliki večini primerov.

Začetek e-pošte se imenuje glava. Vsebuje logotip organizacije. Koristno je imeti vedno pri roki (torej na namizju računalnika) predlogo, v kateri je ta logotip.

Za razliko od komunikacije brez povezave vas sodobna pravila ne zavezujejo, da pozdravite naslovnika in lahko takoj, ko ga pokličete po imenu in očetu, navedete bistvo zadeve. Vendar mnogi še naprej pišejo na začetku sporočila: »Dobro jutro! ", "Zdravo! ", "Dober večer! "ali" lep pozdrav". In tudi v tem ni odstopanja od norme.

Zahteve za glavni del pisma kažejo, da je v njem pomen korespondence. Razdelitev besedila na odstavke velja za dobro obliko, znak pozornosti do sogovornika. V vsakem odstavku poimenujejo enega ali drugega vidika teme in ga razkrijejo. Poleg prepoznavanja problema je običajno predlagati načine za njegovo rešitev. Tako rekoč razkriti poslovno idejo v malem.

Struktura pisma (sklep)

V zadnjem delu sporočila lahko izrazite tako formalne kot bolj osebne občutke. Splošno sprejeto besedilo je "S spoštovanjem ...", "Lep pozdrav ..."! ".

V osebnem podpisu je nujno navesti priimek in ime (in v nekaterih krogih tudi patronimik). Na voljo morajo biti tudi telefonske številke, ki jih lahko pokličete: mobilno in uradno mesto. V zadnjem času je v modi postal elektronski podpis z logotipom podjetja.

Dodatna povezava do elektronskega portala organizacije služi kot dodatno oglaševanje in lahko v prihodnosti poveča obisk tega spletnega mesta.

Kako poslati poslovno sporočilo?

Večina pisarniških delavcev hrani v svojem e-poštnem predalu zelo velik arhiv pisem. Da se sogovornik ne bi zmedel v dolgi korespondenci, je priporočljivo poslati pismo v obliki odgovora. Ko pritisnete ustrezno polje na začetku vrstice z zadevo, se prikaže angleška okrajšava "Re ...". To je zelo priročno, saj si bo naslovnik takoj zapomnil napredek korespondence.

S tem sogovornikom lahko shranite celotno zgodovino virtualne komunikacije ali pa pustite le zadnje ali najpomembnejše citate. Sodobni poslovni bonton zahteva, da se odzovete dovolj hitro. Navsezadnje velik del dneva preživimo za delovnim računalnikom. Poleg tega je mogoče pošto preveriti tudi z mobilnih naprav.

Če vas skrbi, ali je pismo prispelo do naslovnika, uporabite priročno funkcijo »Obvestilo o prejemu«, ki je na voljo na skoraj vseh poštnih strežnikih. Tako vam bo jasno, da si je pismo ogledalo.

Če je sporočilo posebnega pomena in nujnosti, je dovoljeno napisati sms ali telefonsko opomniti na pismo.

Ni treba posebej poudarjati, da je hiter odziv na e-pošto dokaz vaše resnosti in mobilnosti pri reševanju poslovnih vprašanj.

Ali potrebujemo žige

Med ustvarjalnimi ljudmi uporaba žigov ni sprejeta, poleg tega pa je zasmehovana in obsojena. Toda v poslovnem dopisovanju žigi pomagajo odražati standardne situacije.

Koristno je, da si pridobite virtualni prašiček fiksnih izrazov in besednih zvez. Dejansko so strukturirana komunikacija, pisarniško delo in reševanje formalnih vprašanj zgrajeni na teh klišejih. Na primer, sočutje je izraženo s frazo "Na žalost vam moramo povedati ...". Občutek hvaležnosti se odraža v tej formuli dolžnosti: "Hvala za vaš neprecenljiv prispevek ...". In končno veselje: "S ponosom vas obveščamo, da ...". In tu je zadnji stavek: "Veselimo se nadaljnjega plodnega sodelovanja" izraža upanje na nadaljnje poslovne stike.

Tako smo se pogovarjali o bontonu poslovnega dopisovanja. Ta pravila so potrebna, da bi bila komunikacija čim bolj udobna in plodna. Uporabite jih in videli boste, da so vaše zadeve v službi dobro potekale!

Za več informacij o pravilih poslovne korespondence, vključno z elektronsko pošto, si oglejte naslednji video.